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Conditions générales

Dans les présentes conditions générales, on entend par :

SOCIETE : la société de droit belge WASLET SA dont le siège social est établi à 1190 Bruxelles, avenue Général Dumonceau, 58, inscrite à la BCE sous le numéro 0426.744.273 RPM Bruxelles.

CLIENT : toute personne qui passe une commande de matériel, d’équipement et de produit à la société ou lui demande une prestation de service définie à l’article 2 des conditions particulières des contrats SpareXpress® ou Service Pack® ou Seren-IT®  ou Sprint® ou de tout autre contrat de maintenance ou de support ou d’infogérance.

La société a le droit de demander au client toute information pour l’identifier s’il s’agit d’une personne morale. Si une personne physique passe commande pour le compte d’une personne morale, cette personne morale sera tenue à l’égard de la société même si la personne physique ne disposait pas des pouvoirs nécessaires pour engager la personne morale au nom de laquelle elle a passé commande. De plus, cette personne physique demeurera en tout état de cause responsable personnellement à l’égard de la société de la bonne exécution de toutes les obligations du contrat.

Le client reconnaît expressément ne pas être consommateur au sens du code de droit économique.

DISPOSITIONS COMMUNES

ARTICLE 1 – ACCEPTATION

Toute commande ou prestation de services est soumise aux présentes conditions générales ci-après définies et emporte acceptation de celles-ci par le client, qui renonce à se prévaloir de ses propres conditions générales. Le fait pour la société de ne pas se prévaloir de l’inobservation par le client de l’une quelconque des obligations que ce dernier a en charge ne pourra être interprété comme comportant pour l’avenir renonciation à s’en prévaloir.

ARTICLE 2 – CONFIDENTIALITE – DEONTOLOGIE

2.1. La société et le client veilleront à préserver le caractère confidentiel des données, documents, faits ou événements dont ils pourraient prendre connaissance lors de l’exécution du présent contrat.

2.2. Pendant toute la durée d’exécution du contrat liant la société au client, ce dernier s’engage à ne pas débaucher ou tenter de débaucher le personnel de la société.  En cas de violation de cette obligation, le client est redevable de plein droit et sans mise en demeure d’une indemnité forfaitaire de € 30.000,- par personne. Cette clause reste d’application pendant l’année qui suit la fin du contrat.

ARTICLE 3 – ENTREE EN VIGUEUR

Le contrat prend cours dès sa conclusion entre les parties.

ARTICLE 4 – FORCE MAJEURE

4.1. La société est autorisée à suspendre tout ou partie de ses obligations ou à dissoudre le contrat, sans droit à indemnisation pour le client, en cas de survenance d’une cause étrangère libératoire et notamment, sans que cette énumération ne soit limitative, un cas de force majeure c’est-à-dire tout événement indépendant de la volonté de la société ou soustrait partiellement à sa maîtrise, quel que soit le lieu où se produit l’événement, un cas fortuit, ….

4.2. Sont notamment considérés comme cas de force majeure dans le chef de la société les conflits du travail, les retards de livraison du constructeur, l’arrêt de production par le fabricant, la maladie d’un ou plusieurs préposés de la société et les événements affectant les moyens de transport.

ARTICLE 5 – IMPREVISION

Si après la conclusion du contrat des circonstances imprévisibles ou imprévues (pénurie de matières premières, etc…) surviennent qui rendent l’exécution du contrat par la société plus difficile ou plus onéreuse, la société sera autorisée à suspendre ou à adapter ses obligations à due concurrence.

ARTICLE 6 – RECLAMATION

6.1. Sans préjudice de ce qui est prévu dans les présentes conditions, toutes les réclamations doivent être notifiées par écrit à la société dans les huit jours de la livraison,  de la prestation de service ou de la location et il revient au client de préciser de manière détaillée et complète la nature et les motivations sous-tendant ses protestations. Pour les factures, le délai de huit jours commence à courir à compter de leur date d’émission.

6.2. Pour les réclamations relatives aux vices cachés en matière de vente, les réclamations des clients doivent être introduites par écrit dans un délai de huit jours suivant la constatation du vice caché.

6.3. Si les réclamations sont fondées, la société s’engage uniquement à remplacer les produits, équipements et matériels inadéquats sans que le client puisse faire valoir un droit quelconque à une indemnité.

6.4. L’introduction d’une réclamation ne dégage jamais le client de ses obligations de paiement à l’égard de la société.

ARTICLE 7 – INTERETS, FRAIS ET CONSEQUENCES DU NON PAIEMENT A L’ECHEANCE

7.1. Sans préjudice d’autres sanctions, toutes sommes impayées à l’échéance portera de plein droit et sans mise en demeure préalable un intérêt égal à celui prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales et ce, jusqu’à son apurement complet.

7.2. En cas de non paiement d’une quelconque somme à son échéance ou d’application des articles 8.1. ou 8.2., en plus des intérêts de retard dont question à l’article 7.1. des présentes conditions, le montant de toute somme impayée, taxe comprise, sera augmenté, de plein droit et sans mise en demeure préalable, de 12% avec un minimum de 200 € à titre forfaitaire.

7.3. Le défaut de paiement, même partiel d’une facture à sa date d’échéance ou l’inobservation d’éventuels délais de paiement expressément convenus entre la société et le client a pour conséquence que le montant total de la créance que détient la société sur le client deviendra immédiatement exigible.

ARTICLE 8 – RESOLUTION-RESILIATION

8.1. En cas de non paiement de tout montant dû par le client à la société à son échéance, la société se réserve le droit, de plein droit et sans mise en demeure et intervention judiciaire préalable, de résoudre la convention la liant au client aux torts exclusifs de celui-ci ou de suspendre totalement ou partiellement l’exécution de toute obligation découlant dans son chef de ladite convention ou d’exiger la restitution du produit, de l’équipement ou du matériel livré mais non encore payé et ce, sans préjudice du droit de la société à l’indemnisation de tout dommage subi par celle-ci suite à cette résolution.

8.2. La société a le droit de considérer le contrat comme résolu ou résilié sans qu’une intervention judiciaire quelconque ou une mise en demeure ne soit nécessaire, soit de réclamer immédiatement tout montant quelconque qui est dû par le client, soit encore d’exiger la restitution du bien, du produit ou de l’équipement livré non encore payé, le tout sans préjudice pour la société du droit à une indemnisation des frais et de tous les dommages tant directes et indirects qu’elle a subi dans les cas suivants :

  • Si le client est déclaré en faillite, liquidation, a introduit une demande de réorganisation judiciaire ou que saisie a été pratiquée sur l’ensemble ou partie de sa propriété;
  • Si le client décède ou est mis sous administration provisoire;
  • Si le client ne respecte pas les présentes conditions;
  • Si le client cesse tout ou partie de ses activités ou de son entreprise;
  • Si le client transfère ou cède tout ou partie de ses activités ou de son entreprise;
  • Si le client se rend coupable de fraude quelconque.

ARTICLE 9 – RESPONSABILITE

9.1. La société ne sera responsable, sur le plan contractuel ou extra-contractuel, que pour les dommages occasionnés au client ou à toute autre personne en raison d’un dol dans son chef. La société ne sera pas responsable des dommages causés par sa faute simple ou sa faute lourde.

9.2. Sauf dispositions légales impératives, la société ne sera en aucun cas responsable, sur le plan contractuel ou extra-contractuel, pour les dommages causés au client ou à toute autre personne en raison d’une faute simple, d’une faute lourde ou d’un dol commis par un de ses cocontractants.

ARTICLE 10 – DOMMAGES ET INTERETS

10.1. Sauf dans les cas prévus par les présentes conditions générales et sauf dispositions légales impératives contraires, la société ne sera jamais tenue au paiement de dommages et intérêts envers le client ou un quelconque tiers, quelle qu’en soit la cause, en ce compris l’usage ou la défectuosité du matériel et/ou des logiciels.

10.2. Dans les cas où la société serait tenue au paiement de dommages et intérêts, ces dommages et intérêts ne pourront aucunement couvrir les dommages imprévisibles, indirects ou consécutifs subis par le client, incluant, sans que cette liste ne soit limitative, un manque à gagner, la réduction de la valeur d’usage, la perte d’un goodwill, la perte de données ou toute perte d’opportunités commerciales.

10.3. Dans tous les cas, les dommages et intérêts éventuellement dus par la société sont limités à 200 euros par fait dommageable.

10.4. Les mêmes modalités s’appliqueront en cas de location du hardware ou du software. Plus spécifiquement, la société ne sera pas responsable en cas de :

– vices notamment vices cachés

– d’indisponibilité du service pour une durée de maximum trois semaines.

ARTICLE 11 – LIEU DE PAIEMENT

Sauf stipulation contraire, toute facture ainsi que toute prime d’un contrat, sont payables à Bruxelles, au siège social de la société. Tout paiement effectué à des revendeurs, courtiers, agents ou tierces personnes ne peut être pris en considération pour le règlement de la facture de la société.

ARTICLE 12 – CLAUSE DE SAUVEGARDE

12.1. La nullité, l’inopposabilité ou la non-application d’une ou plusieurs clauses des présentes conditions générales ou des conditions contractuelles particulières ne porte pas atteinte à la validité des autres dispositions de celles-ci qui restent pleinement valables.

La société et le client conviennent de s’efforcer à remplacer de commun accord la disposition ou la clause nulle, inopposable ou non applicable par une clause valable et applicable dont l’effet est autant que possible identique à celui prévu par la disposition ou la clause litigieuse. Les obligations des parties issues d’une disposition ou d’une clause nulle, inopposable ou non applicable sont suspendues jusqu’au remplacement de celle-ci.

12.2. Les présentes conditions générales restent d’application en cas de changement de l’actionnariat la société, de fusion, de scission ou de cession à une filiale.

ARTICLE 13 – UTILISATION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET REFERENCES

13.1. La société traite certaines données à caractère personnel relatives aux clients personnes physiques ou aux préposés et représentants des clients personnes morales.  Le client qui communique de telles données à la société s’engage formellement à avoir le droit de le faire en vertu de la législation applicable et, en particulier, du Règlement général relatif à la protection des données (« RGPD »).

Les personnes physiques dont la société traite les données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution du présent contrat jouissent de plusieurs droits en vertu de la réglementation applicable, et notamment du droit à l’information.  Toute l’information pertinente à cet égard est reprise dans la « Politique relative à la protection de la vie privée » annexée aux présentes conditions générales. Le client s’engage formellement à communiquer ce document à toute personne dont il communiquerait les données à caractère personnel à la société.

13.2. Les clients autorisent expressément la société à utiliser leur nom et leurs coordonnées en ce qui concerne la promotion commerciale de tout produit, matériel, équipement et/ou service quelconque de la société, actuel ou futur.

ARTICLE 14 – DROIT APPLICABLE ET JURIDICTIONS COMPETENTES

Les relations contractuelles entre parties sont régies uniquement par le droit belge. Tout litige intervenant entre le client et la société et découlant du contrat qu’ils ont conclu ressort exclusivement de la compétence des juridictions de Bruxelles ou du Juge de Paix du 1er canton de ce même lieu et ce, même en cas de pluralité de défendeurs, d’appel en garantie ou de procédure en référé. Toutefois, la société se réserve le droit de citer le client à son domicile.

DISPOSITIONS APPLICABLES A LA VENTE ET A LA LOCATION

ARTICLE 15 – PRIX-T.V.A

15.1. Sauf engagement contraire et écrit de la société, les prix sont nets et ne comprennent ni T.V.A., ni d’autres taxes éventuelles, ni aucun frais, dont notamment les frais de transport et d’emballage qui restent à charge du client.

15.2. En ce qui concerne la vente, les prix en vigueur au moment de la commande sont applicables. Cependant, si un délai d’un mois au moins s’écoule entre la commande et la livraison du matériel, de l’équipement et/ou du produit et que les salaires, les prix des matières premières ou les prix de revient augmentent, la société se réserve le droit d’adapter le prix à due concurrence. Ces modifications lieront de plein droit le client sans que ce dernier ne puisse mettre un terme au contrat.

15.3. En ce qui concerne la location de hardware ou de software, les prix en vigueur au moment de la commande sont applicables durant la durée convenue dans les conditions particulières du contrat. Cependant, si un délai d’un mois au moins s’écoule entre la commande et la livraison du matériel, de l’équipement et/ou du produit et que les salaires, les prix des matières premières ou les prix de revient augmentent, la société se réserve le droit d’adapter le prix à due concurrence. Ces modifications lieront de plein droit le client sans que ce dernier ne puisse mettre un terme au contrat.

Le client a par ailleurs la possibilité de commander, en fonction de ses besoins, du hardware ou du software supplémentaire.  Si la commande est acceptée par la société, le prix mensuel sera automatiquement adapté pour prendre en compte les modifications, ce que le client accepte irrévocablement.

15.4 : Pour les licences software louées, le prix applicable sera celui du développeur concerné pour le mois en question (Microsoft, Cisco, Proximus, …).  Le client accepte automatiquement toute évolution des tarifs mensuels par les développeurs ou autres hébergeurs. Une telle évolution n’est pas un élément substantiel du contrat et ne pourra en aucun cas mener à sa résiliation anticipée.

15.5. Les frais occasionnés par un problème technique imprévisible qui entraîne un surcoût de main d’œuvre sont également à charge du client.

ARTICLE 16 – TRANSPORT

16.1. Le mode de transport, d’envoi, d’emballage, des biens visés par les articles 15.2 et 15.3  est déterminé par la société si aucune indication précise ne lui est donnée par le client, sans que la société ne puisse encourir une quelconque responsabilité à cet égard.

16.2. Les souhaits spécifiques éventuels du client relatifs au transport ou à l’envoi du matériel, du produit ou de l’équipement commandé, ne seront pris en considération que si le client a déclaré expressément en supporter les frais supplémentaires.

16.3. Les frais de port sont en principe à charge du client, la livraison franco domicile n’a lieu que si et dans la mesure où cela est stipulé par la société sur la facture.

16.4. Les produits sont chargés, transportés et déchargés aux risques et périls du client quelles que soient les modalités de la vente.

16.5. Le client doit faire valoir ses droits vis-à-vis du transporteur en cas d’avarie ou de perte, sans qu’il puisse, pour quelque motif que ce soit, refuser, diminuer, ou retarder le paiement des factures dues envers la société. Le client est tenu de contrôler immédiatement à la réception tant l’emballage que la marchandise livrée.

ARTICLE 17 – DELAI DE LIVRAISON

17.1. Dans le cas où des délais de livraison sont expressément convenus, un retard de 4 semaines dans la livraison, imputable à la société, est considéré comme acceptable et n’autorise pas le client à demander la résolution ou la suspension du contrat ou des dommages et intérêts.

17.2. En cas de dépassement de plus de 4 semaines des délais de livraison expressément convenus, le client doit, en premier lieu, mettre la société en demeure par écrit en lui laissant un délai d’au moins 2 semaines pour procéder à la livraison. Si la livraison n’intervient pas dans le délai indiqué par le client, celui-ci est autorisé à résoudre ou à suspendre le contrat. La responsabilité de la société ne peut toutefois pas être mise en cause pour tout dépassement de délai, quelle que soit sa durée, dû à une cause étrangère libératoire, tel que défini à l’article 4 des présentes conditions générales.

17.3. Si le client ne réceptionne pas le produit, l’équipement ou le matériel commandé au plus tard dans les quatre jours ouvrables qui suivent l’expiration du délai de livraison convenu, la société pourra de plein droit, sans avertissement préalable et sans reconnaissance préjudiciable, soit résoudre le contrat soit vendre le matériel, l’équipement ou le produit non réceptionné aux frais et risques du client et ce, sous réserve de toutes autres mesures laissées à l’appréciation du vendeur. En cas de résolution du contrat, le client sera redevable envers la société d’une indemnité contractuelle forfaitaire d’un montant équivalent à 50% du montant de la commande. En cas de revente des biens non réceptionnés, tous les frais exposés par la société ainsi que la moins-value résultant de la vente sont à charge du client, sans préjudice des autres droits de la société.

17.4. Conformément à l’article 8.1. des présentes conditions générales, la société est autorisée à refuser de procéder à la livraison dans l’éventualité où le créancier aurait encore une créance ouverte dans ses livres.

ARTICLE 18 – RESERVE DE PROPRIETE

18.1. En cas de vente de hardware ou de software, l’équipement, le matériel et le produit commandé reste la propriété entière de la société jusqu’au complet paiement de son prix, des frais annexes et taxes. A défaut de paiement et conformément à l’article 8.1. des présentes conditions générales, la société pourra reprendre l’équipement, le matériel ou le produit impayé et procéder à la résolution de la vente, sans préjudice du droit de la société à l’indemnisation de tout dommage subi par celle-ci. La présente clause trouve à s’appliquer en cas de revente par le client à tout tiers quelconque du matériel, du produit ou de l’équipement impayé.

18.2. Le client s’engage jusqu’à complet paiement du prix de l’équipement, du matériel ou du produit commandé), à ne pas modifier ou enlever les marques d’identification apposées par la société et à informer les tiers de la réserve de propriété en cas de vente ou de location. Le client n’a pas le droit de revendre ou de donner en garantie l’équipement, le matériel ou le produit commandé jusqu’à ce qu’il se soit acquitté de la totalité du paiement du prix.

18.3. Le client informera la société de toute saisie des produits par des tiers et transmettra à la société toutes les informations nécessaires à la préservation de ses droits.

18.4. Le client n’a pas le droit de rétention sur l’équipement, le matériel et le produit commandé.

18.5. Le présent article s’applique même si la société a accepté de conférer au client des délais de paiement.

ARTICLE 19 – GARANTIE

19.1. Les produits, matériels ou équipements vendus de stock sont garantis contre tout vice de fabrication ou de matière pendant une période définie séparément pour chaque produit.

19.2. La garantie accordée par la société ne peut en aucun cas excéder celle offerte par le constructeur.

19.3. Sont exclus de la garantie les pannes et/ou dommages résultant directement de ou survenus dans le cadre de l’un des cas d’exclusions suivants :

  • Toute négligence, erreur de raccordement ou de manipulation, usage de l’équipement, du produit ou du matériel non conforme aux spécifications techniques de la société ou du constructeur consignées dans son manuel d’utilisation remis au client ou, plus généralement, en cas d’utilisation défectueuse ou maladroite.
  • Toute intervention, réglage, réparation ou opération assimilable à des travaux d’entretien effectuée sur l’équipement, le produit ou le matériel par toute personne tierce à la société et non agréée par celle-ci.
  • Tout ajout, utilisation d’installation technique, de dispositif complémentaire ou accessoire de l’équipement, du produit ou du matériel non conforme aux spécifications techniques de la société ou du constructeur ou conforme à ces spécifications mais n’ayant pas reçu l’accord écrit préalable de la société.
  • Toute modification ou transformation mécanique, électronique, électrique ou autre apportée à l’équipement, au produit ou au matériel ou à ses dispositifs de raccordement par toute personne non agréée par la société.
  • L’utilisation de toutes pièces ou fournitures nécessaires pour l’exploitation de l’équipement, du produit ou du matériel (papiers, encre, supports magnétiques) non agréées par la société.
  • Tout incendie, dégâts des eaux, accident ou défaut de climatisation, malveillance, orage, conséquence de l’orage ou d’accidents météorologiques.
  • Tout acte ou faute dommageable intentionnel commis par quelque personne que ce soit, y compris le client ou ses préposés.
  • Le défaut même momentané de l’environnement physique et en particulier sa non-conformité avec les prescriptions de la société.
  • Les dégâts causés par le transport quelles que soient les modalités de la vente convenues entre le client et la société.

19.4. Cette garantie se limite au remplacement gratuit, à la réparation gratuite ou au remboursement, au choix de la société, de la pièce reconnue défectueuse. La société est autorisée à effectuer plusieurs remplacements ou réparations successifs.

19.5. Les frais de port restent à charge du client même lorsque le défaut est couvert par la garantie.

19.6. La garantie de la société ne porte en aucun cas sur l’aptitude de l’équipement, du produit, du matériel ou du logiciel à réaliser l’usage ou à atteindre les objectifs que le client s’est fixé. Si le choix de l’équipement, du produit ou du matériel est intervenu à la suite d’une proposition ou d’une recommandation de la société, la responsabilité de la société ne pourrait être engagée de ce fait. Le client et la société conviennent que cette proposition ou recommandation a été formulée en fonction des données communiquées par le client et les fabricants et distributeurs respectifs, qui a l’obligation d’informer précisément la société sur le bien qu’il désire acquérir, avant la conclusion du contrat.

19.7. La garantie de la société ne couvre en aucun cas les pertes de données quelconques qui pourraient survenir chez le client.

19.8. La garantie est personnelle au client. En conséquence, toute personne à qui le client transmettrait en propriété ou en possession, le matériel, l’équipement ou le produit vendu, ne pourrait se prévaloir de la garantie accordée par la société.

ARTICLE 20 – RETOUR DE MARCHANDISE

20.1. Aucune marchandise ne peut être renvoyée sans l’accord écrit et préalable de la société.

20.2. Les marchandises renvoyées doivent l’être franco de port, dans leurs emballages d’origine et ne présenter aucune altération ou manque de pièces quelconques.

20.3. Toute altération décelable autorise la société à refuser l’échange ou le remboursement.

20.4. Les logiciels déballés ou les clés logicielles transmises au client ne sont jamais reprises.

ARTICLE 21 – ANNULATION DE LA COMMANDE

Toute annulation de la commande ou résiliation anticipée du contrat par le client n’est possible que moyennant l’accord écrit et préalable de la société. Dans tous les cas, le client est néanmoins tenu de verser une indemnité forfaitaire de 50% du montant de la commande, taxes incluses.

ARTICLE 22 – AGREATION

Le client est obligé de procéder immédiatement après chaque livraison ou mise à disposition à une analyse détaillée des produits, équipements ou matériels commandés afin de déceler d’éventuelles non-conformités ou vices. Il devra ainsi notamment, sans que cette énumération ne soit limitative, dès réception :

procéder à l’ouverture de l’emballage des produits, matériels et équipements (logiciels exclus) en vue de leur examen minutieux ;
vérifier que les produits, matériels et équipements livrés correspondent parfaitement à l’usage que l’acheteur entend en faire ;
contrôler les logiciels (version et langue) avant d’en ouvrir l’emballage

ARTICLE 23 – PAIEMENT

23.1.  Les factures relatives à la location seront adressées par anticipation.

23.2. En cas de vente, le paiement doit être fait au comptant à la livraison sans aucune remise ou compensation.

23.3. La société se réserve le droit, moyennant convention écrite préalable, d’accorder au client un terme de paiement de 30 jours à compter de la date de la facture.

23.4. Tout paiement du client est imputé en premier lieu sur les intérêts qui sont dus à la société ainsi que sur les frais de recouvrement et ensuite sur la créance la plus ancienne.

23.5. La société se réserve le droit de procéder à des livraisons partielles qui peuvent faire l’objet de facturations séparées. Le client est alors obligé de payer lesdites factures selon les règles énoncées supra.

DISPOSITIONS APPLICABLES A LA PRESTATION DE SERVICES

ARTICLE 24 – PAIEMENT DE LA FACTURE

24.1. La redevance due en vertu d’un contrat ainsi que la période à laquelle elle correspond sont spécifiées en annexe des conditions particulières du contrat ou dans un avenant. La redevance est payable à la signature du contrat. Pour les contrats à reconduction automatique, la redevance pourra être revue en début de chaque année civile. Ces modifications lieront de plein droit le client sans que ce dernier ne puisse mettre un terme au contrat.

24.2. Toute intervention effectuée par la société alors que le hardware tel que défini dans les conditions particulières ou la redevance n’a pas été payé sera facturée au client. La société se reconnaît le droit de suspendre toute intervention lorsque le solde du contrat est atteint.

ARTICLE 25 – LIMITATIONS DES CONTRATS DE MAINTENANCE

25.1. L’engagement de la société est strictement limité à la couverture visée à l’article 2 des conditions contractuelles particulières, la société étant formellement exonérée de toute autre responsabilité et de tout autre dommage, quelle qu’en soit la cause et quelle qu’en soit la nature.

25.2. Les contrats n’offrent aucune garantie de résultat quant aux opérations demandées par le client ni aucune garantie ni couverture quant à la récupération des données perdues lors d’une panne quelconque ou de tout autre évènement dommageable.

25.3. Les contrats ne couvrent pas les interventions liées à des problèmes relatifs à du software. La main d’œuvre liée à ce type d’intervention n’est pas comprise dans la redevance du contrat.

25.4. Sont seuls couverts les différents équipements repris en annexe ou dans un avenant au contrat, sur le site indiqué. Toute modification à cette liste devra être signalée endéans les 8 jours et devra faire l’objet d’un avenant.  La société se réserve le droit de refuser la couverture de certaines options et le notifiera endéans les 30 jours de la réception de la notification qui lui aura été faite par le client. En cas de violation de cette règle, la société ne pourra plus garantir la couverture du contrat.

25.5. La société sera seule juge de la qualité des pièces de remplacement à utiliser lors d’une réparation couverte par le présent contrat.  Ces pièces seront toujours d’une qualité au moins équivalente aux pièces remplacées ou dans le respect des instructions données par le constructeur.

25.6. Le remplacement d’une pièce dans le cadre du contrat ne donnera jamais lieu à une extension de la garantie au-delà de l’échéance du contrat.

25.7. Le client doit veiller à ce qu’une personne connaissant l’environnement informatique du site ou de l’entreprise soit disponible afin que le diagnostic et l’intervention puissent avoir lieu.

25.8. Les contrats de maintenance ne sont pas valables au cours d’un déménagement. Après le déménagement, le client devra s’assurer de l’intégrité de son serveur avant de faire appel au service de la société.

25.9. Les contrats de maintenance n’offrent aucune garantie de résultat. La société s’engage à déployer tous les moyens raisonnables pour apporter une solution au problème signalé lors de l’appel. Si après des essais répétés, le serveur ou la station ne peut être réparé, la société pourra à sa seule discrétion décider de procéder au remboursement du prix d’achat du contrat.

25.10. En aucun cas, la responsabilité personnelle, in solidum ou solidaire de la société ne pourra être engagée en cas de dommages quelconques causés par l’intervention d’un tiers non agréé par celle-ci.

ARTICLE 26 – EXCLUSIONS DES CONTRATS DE MAINTENANCE

26.1. Les contrats SpareXpress® et Sprint® couvrent l’exécution des travaux de réparation de tout défaut du hardware, à l’exclusion :

  • de la réinstallation de l’Operating System, de tout autre software ou d’un backup;
  • des consommables et du câblage externe ;
  • des problèmes dus à la présence de virus informatiques;
  • des problèmes ou défauts de software ou de fichiers de démarrage (autoexec.bat, config.sys);
  • des problèmes dus à l’installation ou la mise en œuvre d’un patch ou d’une mise à jour de version;
  • des problèmes liés à un logiciel d’application tournant sur le serveur ou la station ou provenant de la liaison avec une station;
  • d’une installation ou d’une utilisation du hardware non conforme aux spécifications du constructeur;
  • de l’emploi d’autres pièces ou matériels que ceux préconisés par la société ou le constructeur;
  • d’une réparation ou d’un démontage par l’usager ou par un tiers non-autorisé par la société ou le constructeur;
  • des problèmes dus à un défaut du réseau électrique;
  • des problèmes dus à un cas de force majeure ou à toute autre cause n’entrant pas dans le cadre d’une utilisation normale du hardware;
  • d’une erreur de connexion;
  • des réparations nécessaires à la suite d’un accident ou de tout événement extérieur;
  • des problèmes d’ordre esthétique;
  • d’une détérioration suite à un choc, une chute, à un mauvais usage du hardware, à une négligence ou à une modification faite par le client;
  • d’une réparation ou maintenance effectuées sans l’intervention ou l’autorisation préalable de la société;
  • des options non couvertes ou non signalées, tel que décrit en annexe du contrat.

26.2. En cas de réparation dans l’une des hypothèses d’exclusion, la société facturera au client les pièces, la main-d’œuvre et le déplacement.

ARTICLE 27 – LIMITATIONS DES CONTRATS DE SUPPORT

27.1. L’engagement de la société est strictement limité à la couverture visée à l’article 2 des conditions particulières des contrats, la société étant formellement exonérée de toute autre responsabilité et de tout autre dommage, quelle qu’en soit la cause et quelle qu’en soit la nature.

27.2. Les contrats n’offrent aucune garantie de résultat quant aux opérations demandées par le client ni aucune garantie ni couverture quant à la récupération de données perdues lors d’une panne système.

27.3. Les interventions faites par la société sont limitées à ses domaines de compétence et dans les limites de support accordé par les constructeurs et développeurs. Lorsque la société ne peut intervenir pour cette raison, elle pourra soit sous-traiter à son tour, soit décliner la demande d’intervention.

27.4. En aucun cas, la responsabilité personnelle, in solidum ou solidaire de la société ne pourra être engagée en cas de dommages quelconques causés par l’intervention d’un tiers non agréé par celle-ci.

ARTICLE 28 – LIMITATIONS DES CONTRATS D’INFOGERANCE

28.1. L’engagement de la société est strictement limité à la couverture visée à l’article 2 des conditions contractuelles particulières, la société étant formellement exonérée de toute autre responsabilité et de tout autre dommage, quelle qu’en soit la cause et quelle qu’en soit la nature.

28.2. Les contrats ne concernent que des engagements d’effectuer des tâches telles que décrites dans les conditions contractuelles particulières et n’offrent aucune garantie de résultat quant aux opérations effectuées par la société ni aucune garantie ni couverture quant à la récupération de données perdues lors d’une panne système.

28.3. Les interventions faites par la société sont limitées à ses domaines de compétence et sont effectuées dans les limites de support accordé par les constructeurs et développeurs. Lorsque la société ne peut intervenir pour cette raison, elle pourra soit sous-traiter à son tour, soit décliner la demande d’intervention du client.

28.4. En aucun cas, la responsabilité personnelle, in solidum ou solidaire de la société ne pourra être engagée en cas de dommages quelconques causés par l’intervention d’un tiers non agréé par celle-ci.

ARTICLE 29 – SOUS-TRAITANCE

La société peut se substituer un tiers sous-traitant pour accomplir ses obligations contractuelles et ce, sans le consentement préalable du client.

ANNEXE : SOUS-TRAITANCE DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Article 1 : Objet

Dans le cadre du contrat conclu entre les parties, le client souhaite sous-traiter à la société certains traitements de données à caractère personnel au sens du RGPD.  La présente Annexe définit les modalités selon lesquelles cette sous-traitance interviendra.

La société ne traitera les données à caractère personnel que sur instruction documentée du client, agissant comme responsable de traitement. Conformément à ces instructions, la société ne traitera pour le compte du client que des données à caractère personnel aux fins suivantes :

Maintien et gestion de l’infrastructure informatique au sens large du terme. Les postes suivants étant principalement concernés : Firewalls, Switches, Serveurs, PC’s, Laptops, Centraux téléphoniques, Caméras, Parlophones, Antennes Wifi, Anti-spam, Storage, E-mail, Backup, Cloud.
Le traitement de ces données prendra fin si la collaboration entre la société et le client s’arrête ou sur simple demande écrite du client.  A ce moment, les données seront, au choix du client, intégralement détruites ou restituées au client, sans préjudice de toute obligation légale ou réglementaire contraire.

Les types de données à caractère personnel sont les suivantes : identité du client, du partenaire, du fournisseur ou du sous-traitant, numéros de téléphone, identité des administrateurs réseau, historique des pages internet visitées, historique des achats, historique des factures impayées, informations de paiement, données de localisation, images de vidéo surveillance, gestion des mots de passe confiés par le client, backup des données souhaitées par le client.

Article 2 : Utilisation des données à caractère personnel (art. 28, alinéa 3,4)

Seules les données à caractère personnel qui sont strictement indispensables aux fins décrites dans l’article 1 peuvent être traitées par le prestataire de services. Le traitement de ces données ainsi que leur mise à disposition doivent toujours être organisés de manière sécurisée.

Il est interdit à la société de faire une copie des données mises à disposition, sauf en vue d’un back-up. Si les données ne sont plus nécessaires ensuite, la société les détruira ou les renverra à son client.

La société est tenue de garantir la confidentialité des données à caractère personnel qu’elle reçoit du client sauf si une prescription légale ou une injonction judiciaire l’oblige à communiquer ou à transférer ces données.

Article 3 : Utilisation de sous-traitants ultérieurs

Pour l’exécution pratique, le client marque son accord général au recours, par la société, à des sous-traitants ultérieurs.  La société notifiera au client l’intervention de tout nouveau sous-traitant 7 jours calendrier avant le début de la mission de celui-ci.  Si le client n’a pas signifié d’objection dans les deux jours ouvrables suivant cette notification, il est présumé accepter l’intervention du sous-traitant ultérieur.

La société imposera au sous-traitant ultérieur le respect de l’intégralité des obligations reprises dans la présente annexe.

Article 4 : Sécurité

La société et le client prennent tous deux des mesures techniques et organisationnelles pour garantir un niveau de sécurité approprié.

La société sécurisera en particulier les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données transmises.

Les mesures prises par la société sont les suivantes :

  • Mise en œuvre et utilisation de technologies et techniques de sécurisation, qui sont en conformité avec le best practice dans l’industrie (firewall, réseau, protection des serveurs et des endpoints, politique en matière de mot de passe).
  • Cryptage de données à caractère personnel (au moins pour les mots de passe) lors du transfert des données.
  • Utilisation de connexions sécurisées et certificats pour sites internet et circulation des données (HTTPS, SSL, VPN).
  • Accès sécurisé du matériel contenant ces données (accès au local sécurisé, digicode, caméra).

Si le client estime que des mesures supplémentaires sont requises en raison de la nature des données, il en fera la demande expresse auprès de la société et les parties détermineront ensemble les modalités et le coût de l’implémentation desdites mesures.

Article 5 : Restriction d’accès

La société prendra les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour veiller à ce que les lieux où les données personnelles sont traitées ne soient pas accessibles à des personnes non autorisées. La société limitera l’accès aux données à caractère personnel aux membres du personnel qui ont besoin de données pour exécuter les tâches confiées dans le cadre de l’exécution de leurs tâches.

Article 6 : Sensibilisation et formation du personnel

Le prestataire de services s’engage à informer les personnes ayant accès aux données, conformément au présent contrat, sur les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données. Il garantit que les personnes habilitées au traitement des données se sont engagées à respecter la confidentialité de celles-ci.

Article 7 : Assistance au responsable de traitement

Il appartient au client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

La société assistera le client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d’exercer leurs droits.  En pratique, la société transmettra toute demande qu’elle recevra à cet égard au client dans les plus brefs délais. Toute autre assistance requise à cette fin sera susceptible d’être facturée au client.

La société notifie au client toute violation de données à caractère personnel dans les plus brefs délais après en avoir pris connaissance.

A la demande du client, la société :

  • l’assistera pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données et pour la consultation préalable de l’autorité de contrôle ;
  • l’aidera à garantir le respect de ses obligations en termes de sécurité et de gestion des violations de données à caractère personnel ;
  • met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en termes de protection des données à caractère personnel et permet la réalisation d’audits.

L’ensemble de ces services seront facturés au client selon les modalités convenues entre les parties.

POLITIQUE RELATIVE AU RESPECT DE LA VIE PRIVEE

WASLET SA, dont le siège social est sis à 1190 Bruxelles, Avenue Général Dumonceau, 58 (privacy@waslet.be) s’engage à assurer la protection des données à caractère personnel qui lui sont confiées, ainsi qu’à respecter les droits des personnes dont les données à caractère personnel sont traitées aux fins énoncées dans la présente politique relative au respect de la vie privée.

Quelles sont les données traitées par Waslet ?

Les types de données à caractère personnel traitées par Waslet sont les suivantes :

  • données d’identification personnelles telles que le nom, le prénom, le titre, adresse et numéro de téléphone professionnels et occasionnellement privés (livraisons, service après-vente).
  • données de contact numériques telles que l’adresse e-mail professionnelle, numéro de GSM professionnel

A quelles fins ces données sont-elles traitées et en vertu de quelles bases de légitimité ?

Dans le cadre de l’activité de Waslet, ces données à caractère personnel sont traitées pour :

  • la gestion de la clientèle (sur la base de l’intérêt légitime de Waslet pour les données personnelles des préposés ou représentant des clients de Waslet ou sur la base de l’exécution d’un contrat si celui-ci a été conclu avec la personne physique concernée) et en particulier pour :
    – La gestion des offres, des commandes, des livraisons, de la facturation des services matériels et immatériels, le recouvrement de créances
    – Le traitement des demandes d’intervention technique
    – L’exécution de nos engagements contractuels (Contrats Seren-IT®, Sprint®, SpareXpress, … )
    – Des offres personnalisées dans le cadre de nos actions « Marketing »
    – La communication vers nos clients concernés par d’éventuels avis de rappel de sécurité des constructeurs.

Quelles sont les raisons pour lesquelles nous partageons vos données personnelles ?

En aucun cas Waslet ne vendra vos données à caractère personnel.  Nous sommes toutefois susceptibles de partager vos données avec nos sous-traitants et d’autres prestataires qui interviendraient dans le cadre de l’exécution de nos engagements contractuels.

Combien de temps les données personnelles seront-elles conservées ?

Les données personnelles sont conservées tant que la relation avec le client ou le fournisseur existe et en cas de terme à cette relation pendant 10 ans après la fin de cette dernière.

Les données enregistrées dans un fichier archivé seront quant à elles, effacées au terme de la durée de conservation de l’archive.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

En tant que personne concernée, vous disposez de différents droits.  Vous trouverez ci-dessous une brève description de ces droits et de la manière dont vous pouvez les mettre en œuvre.

Droit à l’information

Vous pouvez nous adresser toute question concernant l’enregistrement et le traitement de vos données.

Pour toute information plus générale, vous avez en toute hypothèse la possibilité de vous adresser à l’Autorité de Protection des Données :

Rue Haute, 139
1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 213 85 40
Fax. : +32 2 213 85 65
E-mail : contact@apd-gba.be

Droit d’accès

Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée à Waslet, obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non et, le cas échéant, l’accès auxdites données ainsi qu’une copie gratuite de celles-ci.  Toute copie supplémentaire vous sera remise moyennant le paiement préalable de frais administratifs d’un montant de 5 €.

Droit à la rectification

Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée à Waslet, obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui seraient inexactes.  Vous pouvez, de la même façon, solliciter que les données incomplètes soient complétées.

Droit à l’effacement

Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite adressée à Waslet, obtenir l’effacement de vos données personnelles, à condition que l’un des motifs suivants s’applique :

  • les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
  • vous avez retiré votre consentement sur lequel était fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique pour celui-ci ;
  • vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour celui-ci ;
  • les données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

Droit à la limitation du traitement

Lorsque la limitation du traitement est octroyée, les données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, plus être traitées qu’avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.

Vous pouvez solliciter, en envoyant une demande écrite à Waslet, la limitation du traitement pour une des raisons suivantes :

  • vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’exactitude des données) ;
  • en cas de traitement illicite, vous vous opposez à l’effacement de vos données et sollicitez la limitation de leur utilisation ;
  • Waslet n’a plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  • vous vous êtes opposé au traitement (le traitement sera limité durant la période nécessaire à la vérification de l’existence de motifs légitimes poursuivis par Waslet qui prévaudraient sur les vôtres).

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment et en envoyant une demande écrite à Waslet, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel fondé sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Waslet.

Waslet ne traitera plus ces données à caractère personnel, à moins qu’il ne soit démontré qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.

Droit à la portabilité

Vous avez le droit, en envoyant une demande écrite à Waslet, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que Waslet n’y fasse obstacle, lorsque:

  • le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat ; et que
  • le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Droit de retrait du consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment en envoyant une demande écrite à Waslet.  Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Droit d’introduire une réclamation

Waslet fournit ses meilleurs efforts pour veiller au respect de ses obligations légales en matière de protection des données et pour donner suite le plus rapidement possibilité à toute réclamation qui lui serait adressée à cet égard.

Dans l’hypothèse où vous ne seriez pas satisfait de la réponse reçue, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle :

Rue Haute, 139
1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 213 85 40
Fax. : +32 2 213 85 65
E-mail : contact@apd-gba.be

RGPD : REGISTRE DES ACTIVITES DE TRAITEMENT WASLET

Qui ?

La responsabilité du traitement des données privées est confiée au staff de la société Waslet.
Ce dernier peut être contacté via l’adresse e-mail « privacy@waslet.be ».

Pourquoi ?

Dans le cadre de l’activité de l’entreprise, des données personnelles sont traitées pour :

  • La gestion de la clientèle :
    – La gestion des offres, des commandes, des livraisons, de la facturation des services matériels et immatériels, le recouvrement de créances
    – Traitement des demandes d’intervention technique
    – Exécution de nos engagements contractuels (Contrats Seren-IT®, SpareXpress®, Service Pack®, Sprint® ou autre dénomination)
    – Offres personnalisées dans le cadre de nos actions « Marketing »
    – Communication vers nos clients concernés par d’éventuels avis de rappel de sécurité des constructeurs

Quoi ?

Les types de données personnelles traitées dans le cadre de la gestion de la clientèle sont des

  • données d’identification personnelles telles que le nom, le prénom, le titre, adresse et numéro de téléphone professionnels et occasionnellement privés (livraisons, service après-vente).
  • Données d’identification numériques telles que l’adresse e-mail professionnelle, numéro de GSM professionnel

Où ?

Dans le cadre de la gestion de la clientèle et plus précisément dans le cadre du traitement des demandes de réparations de matériel sous garantie, les données personnelles transmises par le demandeur lors de l’ouverture du ticket (telles que nom, prénom, adresse mail professionnelle, adresse et numéro de téléphone professionnels) peuvent être transmises au constructeur (HP Belgium, Hewlett Packard Enterprise, Lenovo, Microsoft, Proximus, …).

Jusqu’à quand ?

Les données personnelles utilisées dans le cadre de l’activité commerciale de l’entreprise sont conservées tant que la relation avec le client ou le fournisseur existe et en cas de terme à cette relation pendant 10 ans après la fin de cette dernière.

Les données enregistrées dans un fichier archivé seront quant à elles, effacées au terme de la durée de conservation de l’archive.

Comment ?

La société Waslet a mis en place des mesures organisationnelles et techniques pour protéger les données personnelles.

Ainsi l’ensemble du personnel a été sensibilisé et formé aux principes de base en matière de protection des données personnelles.
Pour tout nouveau collaborateur, un « WelcomePack » est prévu lors duquel les règles d’utilisation de l’informatique interne et une liste des comportements inacceptables lui sont transmises. Il y est fait référence à la la RFC1855 (Netiquette) et aux règles d’accès à l’informatique Waslet de l’extérieur (E-mail, Terminal server, VPN, Synchronisation).
Un volet concernant la protection des données personnelles est également prévu dans le règlement du travail remis au et signé par tout nouveau collaborateur.

Des mesures techniques visant à protéger les données sont en vigueur au sein de la société Waslet : Utilisation d’un antivirus, réalisation de back-ups systématiques, usage d’une connexion https sécurisée pour l’entreprise, présence d’un firewall (tant pour le matériel que pour le logiciel), sécurisation physique des serveurs (seules les personnes habilitées y ont accès), existence d’un système d’accès avec identifiant unique et d’un mécanisme d’authentification pour chaque utilisateur du réseau informatique et de l’outil de gestion (ERP).

Informations additionnelles

Le traitement des données personnelles dans le cadre de l’activité commerciale de la société Waslet se fonde sur les bases juridiques suivantes :

  • L’exécution d’un contrat : Le RGPD indique que les données à caractère personnel sont légitimement traitées si « Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci » tel est le cas pour le traitement d’une commande ou d’une demande d’intervention technique par exemple.
  • Les intérêts légitimes du responsable du traitement : Le RGPD indique que les données à caractère personnel sont légitimement traitées si « Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ». Il est ainsi admis qu’une entreprise utilise les données de ses clients à des fins de prospection si celle-ci n’est ni trop fréquente ni agressive.